¿Cómo se han preparado los departamentos jurídicos de las empresas para la era poscovid-19?

Hay una realidad innegable en el mundo empresarial colombiano: todas las compañías se han obligado a hacer “más con menos”, dadas las restricciones de la demanda del mercado y las dificultades económicas que aumentan de forma más dramática con cada nueva restricción de movilidad a causa de la pandemia. Los departamentos jurídicos empresariales no han sido ajenos a este nuevo paradigma empresarial. Dichas áreas de las empresas colombianas hoy le apuestan a mejorar sus dinámicas de gestión empresarial para demostrar valor estratégico, incorporar innovación en sus procesos y contribuir a la construcción de un mejor mundo de negocios desde lo legal.

Bajo este panorama, la firma de servicios profesionales EY reveló los resultados de la encuesta “Re imaginando la función legal para la era post Covid-19”, en donde más de 160 líderes de áreas legales de las principales empresas de Colombia compartieron su visión acerca de cómo han manejado la pandemia y qué esperan de la nueva realidad para este año. Esta encuesta, la primera de su tipo en el país y diseñada por el equipo de EY Law Legal Operations Services, señala cinco puntos para tener en cuenta.

Reactiva, no proactiva

En primer lugar, se identificó que la administración del área legal suele ser más reactiva que proactiva, es decir que la mayoría de los departamentos legales de las empresas en Colombia ven la administración del área como una tarea más accidental del día a día que como una que se gestiona de forma proactiva. Estos departamentos jurídicos se concentran en las tareas fundamentales, como la resolución de consultas legales diarias, estructuración y negociación de contratos, además de administración de riesgos legales y gestión de controversias judiciales o extrajudiciales, entre otras. Menos del 1 % de los encuestados mencionaron que dedicaban tiempo para acciones de gestión, excepto que fuera algo requerido para la operación diaria, como temas relacionados con proveedores de servicios legales y pagos a estos.

“La crisis financiera derivada de los impactos del covid-19 no ha pasado sin efectos por los departamentos jurídicos de las empresas en Colombia. La mayoría de los encuestados confirma un aumento importante en la carga de trabajo a causa, principalmente, de la gran cantidad de normas que se expidieron en los primeros meses de la pandemia y que han generado un entorno regulatorio cada vez más complejo y cambiante. El 72 % de los encuestados considera que el trabajo se incrementará significativamente, dado que habrá muchas más normas y regulaciones en razón al covid-19. No obstante, aunque el aumento de la carga laboral es una realidad, dos de cada tres líderes encuestados esperan una reducción o congelación (entre el 10 % y el 20 %) del presupuesto del área, especialmente en nuevas contrataciones,” aseguró Ximena Zuluaga, socia líder de EY Law para Colombia y México.

Apalancamiento de recursos

En segundo lugar, los departamentos jurídicos de las empresas colombianas están sintiendo una fuerte presión para el apalancamiento efectivo de sus recursos, pero a la par, y dada la avalancha regulatoria que aún continua por el segundo pico de la pandemia por el cual atraviesa el país por estos días, siguen viendo un aumento considerable en la carga de trabajo y la necesidad del negocio de contar con un acompañamiento permanente de su equipo legal a la hora de tomar decisiones de abrir o cerrar sus operaciones. Con esta nueva dinámica empresarial es fundamental que los equipos legales comiencen a implementar planes robustos de optimización en sus procesos internos, así como apalancarse de forma más efectiva en abogados externos que puedan brindar una capacidad adicional de trabajo manteniendo una relación costo/beneficio, de tal forma que no haya una utilización desmedida en el recurso financiero de la empresa en la contratación de proveedores de servicios legales.

Transformación digital

Como tercer punto, la mayoría de los encuestados manifestaron su preocupación por la rápida transformación del modelo de operación de las empresas en las que trabajan, que ahora buscan la digitalización de las actividades que no requieran indispensablemente la presencialidad de los empleados.

De acuerdo con Daniel Acevedo, senior manager líder de la práctica de Legal Operations de EY Law para Colombia y México, “con la nueva realidad poscovid, la transformación de la función legal corporativa es inevitable. El reto está en evolucionar rápidamente para apoyar desde lo legal la velocidad que ahora requieren las empresas para alcanzar sus objetivos de negocio, en un mundo más digital, virtual e interconectado”.

Esto ha generado algunos retos en la gestión del equipo de trabajo y la necesidad de comenzar, de forma prioritaria, con la transformación hacia una función legal empresarial más tecnológica y su integración a una cultura de cambio. A pesar de que el 56 % de los encuestados mencionó que utiliza herramientas especializadas para la función legal, la realidad es que estas herramientas suelen ser mayoritariamente las básicas para la gestión del día a día: Microsoft Word o PowerPoint. Por esa razón, el 80 % de los participantes indica que sería deseable contar con más herramientas, de tal forma que puedan desarrollar de manera más fácil su trabajo diario.

Perfil profesional

Otro punto clave de la encuesta es el nuevo perfil de abogados del futuro. Se evidenció una creciente tendencia por parte de los líderes legales empresariales, quienes valoran no solo el conocimiento jurídico especializado, sino también habilidades como el uso general de tecnologías de información, el bilingüismo y la gestión eficiente del tiempo.

“Esta tendencia que estamos evidenciando en Colombia está alineada a las más recientes prácticas globales, de procurar que la formación de los abogados sea mucho más integral y, así, como adquieren profundos conocimientos técnicos en el Derecho, también obtengan conocimientos relevantes para la gestión de sus actividades, la comunicación y una visión integral de los servicios jurídicos que brindan a sus clientes”, comentó Acevedo.

Innovación y tecnología

Por último, se llegó a la conclusión de que se necesita materializar las conversaciones acerca de la innovación y tecnología para lo legal. Además de las restricciones presupuestales propias de la gestión financiera en época de pandemia, aproximadamente el 40 % de los encuestados indicó que la razón por la cual no implementan soluciones de tecnología para el apalancamiento de un modelo de gestión más eficiente del área legal se debe, principalmente, a la falta de conocimiento de las herramientas que existen y cuáles se pueden implementar.

Un número igual de encuestados tuvo una respuesta similar en relación con el desarrollo de proyectos de innovación legal dentro del área. Lo anterior permite afirmar que, aunque cada vez es más común encontrar eventos e información sobre tecnología e innovación legal en Colombia, falta un largo camino por recorrer cuando se trata de aterrizar estas conversaciones a la realidad de los negocios, materializando la innovación en proyectos concretos y de fácil aplicación por los departamentos jurídicos del país.

“Es importante entender que cada departamento tiene una realidad operativa que debe ser transformada para mejorar la prestación de su servicio, pero esto debe hacerse de una forma estructurada y no significa, necesariamente, implementar en el corto plazo sofisticadas soluciones tecnológicas. De hecho, lo más recomendable es que las áreas legales comiencen a entender cómo funciona su hoy, desde un punto de vista de procesos, actividades y responsables, no de tecnología, para así entender dónde se pueden encontrar las oportunidades de mejora en su dinámica de gestión”, señala Acevedo.

Y concluye: “Esas oportunidades de mejora algunas veces involucrarán el tener soluciones tecnológicas que permitan apalancar de forma efectiva los procesos rediseñados; otras veces implicarán cambiar los elementos de comunicación para hacer más fácil de entender el entregable final del equipo jurídico hacia el cliente interno; otras veces tendrán que ver con la utilización de métodos de gestión del tiempo para que el equipo sea más efectivo en su día a día. No todo es tecnología y menos cuando estamos comenzando un ejercicio de transformación empresarial en áreas como las legales que no están tan familiarizadas con estas dinámicas”.

Según Zuluaga, el éxito de los resultados depende de una combinación de factores que involucran rediseño de procesos y flujos de trabajo, uso de tecnología, priorización y valoración de impacto y manejo del cambio. Todo a la medida de las necesidades.

La transformación de la función legal empresarial actual no solo es un anhelo de la dinámica de trabajo de los equipos de abogados en las organizaciones del país, sino una necesidad. Ahora, más que nunca, son requeridas las áreas legales con capacidad de dar respuesta y direccionamiento ágil, de tal forma que puedan acompañar el acelerado ritmo que demandan las empresas para alcanzar sus objetivos de negocio en escenarios de incertidumbre económica y social como los que estamos viviendo.