La firma electrónica del contrato de trabajo (Decreto 616 de 2021).

Por: Carlos Delgado.

Tenemos el conocimiento general de lo que significa e implica el contrato de trabajo, sus modalidades y el manejo histórico tanto normativo como jurisprudencial, recordamos en el mismo sentido que este contrato de trabajo fue diseñado y desarrollado dentro de un contexto taylorista y fordista y de alguna o muchas formas no hemos logrado trascenderlo.

En nuestros recuerdos permanecen las maravillosas enseñanzas de grandes maestros como lo fueron Guillermo Cabanellas y Mario de la Cueva o tratadistas insignes del derecho colombiano como el Dr. Guillermo Gonzales Charry por enumerar solo algunos.

En nuestros primeros pasos de laboral individual aprendemos los requisitos fundamentales del contrato de trabajo, aspectos jurídicos y formales; civiles y laborales pero sobre todo la forma física en un papel o proforma y las copias respectivas, algo que se viene cumpliendo de forma inveterada desde 1950 y que se apoya a partir del art 37 y ss. del CST.

Pero los tiempos han cambiado y de un día para otro el proceso de aceleración digital y virtual se tomó las fábricas, empresas tradicionales y a los espacios de trabajo en general; tuvo que generarse una epidemia mundial, el summum de la salud pública para que en nuestra normativa se tomaran medidas referentes a alguna ayuda digital dentro del contrato de trabajo y modernizar un poco nuestra normativa petrificada desde el año de 1950

Dentro de ese contexto el Estado expide el decreto 616 de 2021 para la regulación de firma electrónica del contrato de trabajo, veamos:

Firma electrónica

“El contrato individual de trabajo de que habla el artículo 39 del Código Sustantivo del Trabajo podrá ser firmado electrónicamente por cualquiera de las partes o por ambas. Se entenderá firmado el contrato por el empleador y por el trabajador, cuando cumpla las condiciones de firma electrónica o digital, establecidas en la Ley 527 de 1999[i] o en el Decreto 1074 de 2015[ii] o en las disposiciones que los modifiquen, complementen o sustituyan

Nos sorprende en la primera parte de la norma que podrá ser firmado por cualquiera de las partes, pero recordemos que a la luz de la primacía de la realidad las firmas no son un obstáculo.

Sigamos revisando el texto :

Para la suscripción del contrato individual de trabajo firmado electrónicamente podrán ser utilizadas las siguientes firmas:

1. La firma electrónica, obtenida por métodos tales como códigos, contraseñas, datos biométricos, o claves criptográficas privadas, que permiten identificar a una persona, en relación con un mensaje de datos, siempre y cuando el mismo sea confiable y apropiado respecto de los fines para los que se utiliza la firma, atendidas todas las circunstancias del caso.
2. La firma digital, entendida como un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transformación, de acuerdo con la Ley 527 de 1999.

La firma digital tendrá los mismos efectos que la firma manuscrita, si aquella incorpora los atributos descritos en el parágrafo del artículo 28 de la Ley 527 de 1999.[iii]

Cuando revisamos el decreto encontramos los parámetros de las obligaciones del empleador tradicionales; es decir es al empleador al que le toca proveer los medios tecnológicos para que se realice este tipo de firma, como lo mencionamos anteriormente la firma electrónica al igual que la física jamás detiene la configuración de la relación laboral

En caso de que un empleador opte por la celebración del contrato de trabajo firmado electrónicamente, deberá proveer al trabajador de los medios necesarios para el uso de la firma electrónica, mediante desarrollos tecnológicos propios o contratados con terceros (las subrayas son nuestras)

La imposibilidad de firmar electrónicamente un contrato individual de trabajo no será una barrera de acceso al empleo.

Manejo de los contratos

Además de las connotaciones tradicionales del contrato de trabajo el decreto aprovecha para innovar en el manejo del tratamiento de datos y en la gestión documental, como lo vemos a continuación

Los empleadores deberán conservar los contratos de trabajo firmados electrónicamente mediante los mecanismos técnicos que garanticen la autenticidad, integridad y disponibilidad de los documentos.

El contrato de trabajo suscrito de forma electrónica, sus anexos y modificaciones, firmados electrónicamente por las partes, será(n) suministrado(s) por el empleador siempre al trabajador a través de un medio electrónico autorizado por el trabajador.

Adicionalmente, en los casos en que sea necesario, los empleadores deberán suministrar a las autoridades judiciales; de inspección, vigilancia y control en asuntos laborales y administrativas, los contratos laborales firmados electrónicamente que sean requeridos.

Los empleadores garantizarán la gestión documental digital de los contratos de trabajo firmados electrónica o digitalmente protegiendo su autenticidad, integridad y disponibilidad, por tanto, los contratos de trabajo suscritos con firma digital o electrónica deberán estar disponibles para posterior consulta en el formato en el que han sido creados.[iv]

Requisitos para la firma

La vigencia de la firma corresponde a la misma del contrato y sus correspondientes adiciones y/o modificaciones, en caso de que llegaren a convenirse y/o requerirse.

No tendrá ningún costo para el trabajador, correspondiendo exclusivamente al empleador el pago de cualquier valor asociado que se llegase a ocasionar.

Su uso entre trabajador y empleador, será exclusivo para la relación laboral sin que, a la finalización de esta, el contrato de trabajo, sus adiciones y/o modificaciones firmado(s) electrónicamente pierdan su validez, eficacia y fuerza probatoria.

En la aplicación del presente decreto se deberá dar pleno cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, o a las normas que la modifiquen, complementen o sustituyan, respecto a la protección y tratamiento de datos personales.

Conclusión

Esperamos que medidas como esta solo sean el principio de una serie de cambios digitales que modernicen la relación de trabajo sin que se afecten los derechos fundamentales del trabajador y consideramos que es factible el equilibrio entre las dos variables.